Są podobno osoby świetnie funkcjonujące w chaosie, który nawet niektórzy nazywają twórczym bałaganem. Większość jednak ludzi potrzebuje porządku, by coś znaleźć, czy też by nie zapomnieć o ważnych, terminowych sprawach.

System GroupWise dostarcza sporo narzędzi do odpowiedniego, zgodnego z przyjętymi w pracy standardami i normami uporządkowania skrzynki pocztowej. Mamy też duże możliwości dostosowania do osobistych potrzeb i upodobań. Praktycznie w dowolny sposób możemy aranżować wygląd okna programu, dobierać kolory, porządkować przesyłki i dokumenty (umieszczać je w folderach zwykłych, folderach z wynikami wyszukiwania i folderach współużytkowanych); dowolnie wybierać przesyłki - filtrować, sortować, automatycznie przenosić, zmieniać czy wręcz generować przesyłki (za pomocą reguł).

Szczególnie polecam ustawienie strony domowej - osobistego portalu zbudowanego z kilku części, tzw. paneli - jako podstawowego, początkowego widoku programu Klienta GroupWise.

System GroupWise daje użytkownikowi prawie nieograniczone możliwości dostosowania do indywidualnych potrzeb i preferencji.
Część jednak z tych możliwości - opcji Klienta GroupWise - jest z góry narzucona zasadami przyjętymi w firmie. Zasady te, spisane w regulaminie, powinny być znane wszystkim użytkownikom systemu. Wdrażane są w praktyce przez administratora. Tych zasad nie możemy sami zmieniać - zresztą możliwość ich zmiany jest na ogół zablokowana przez administratora.

Do dyspozycji (i decyzji) użytkownika systemu pozostaje jednak i tak bardzo dużo:

• przygotowanie swojej strony domowej (o ile chce jej używać),
• ustawienie opcji wyglądu i innych, które pozostają w dyspozycji użytkownika,
• stworzenie struktury folderów w części "Osobisty", konfiguracja wyglądu folderów (dobór wyświetlanych kolumn, kolejność sortowania itp.),
• stosowanie filtrów i reguł,
• praca w różnych trybach - jeżeli w firmie można łączyć konto GroupWise z innymi, zewnętrznymi kontami pocztowymi - to konfiguracja tego połączenia również należy do użytkownika,
• zarządzanie przesyłkami niechcianymi (spam) ma w firmie kilka poziomów - na poziomie osobistym zależy od użytkownika.

I tymi tematami zajmiemy się w tej części szkolenia.