Zasobami może być wszystko to, co jest wykorzystywane przez więcej niż jedną osobę w organizacji i wymaga wcześniejszej rezerwacji. Zasoby w GroupWise są wprowadzane do systemu przez administratora. Najczęściej zasobami są samochody służbowe, sale konferencyjne, projektory, notebooki, ale zależnie od specyfiki firmy może to być np. kamera filmowa czy kosiarka do trawy...

W GroupWise można też samodzielnie definiować zasoby w swoich książkach osobistych i współdzielonych, ale ich funkcjonalność będzie ograniczona.

Zasoby definiowane mogą być jako:

• zasób zawiązany z określonym miejscem np. sala konferencyjna, sala szkoleniowa (umawiając spotkanie i rezerwując salę w polu Miejsce spotkania pojawi się nam nazwa sali),
• zasób nie związany z określonym miejscem, np. projektor, laptop, aparat cyfrowy.

Każdy zasób ma swoją skrzynkę pocztową, a zatem może otrzymywać i wysyłać korespondencję. Najczęściej jest to uzgadnianie spotkań, czyli rezerwacja zasobu.

Definiując zasób administrator określa właściciela zasobu, który poprzez funkcję Pełnomocnictwo (Proxy) wypowiada się w imieniu zasobu, zarządza nim oraz śledzi jego status.

Zasoby występują w książkach adresowych jako pełnoprawni uczestnicy obiegu informacji. Często definiuje się dedykowaną zasobom, współdzieloną książkę adresową. Ułatwia to rezerwację zasobów na spotkania.

Właściciel w imieniu zasobu akceptuje lub odrzuca żądania rezerwacji zasobu. W praktyce najczęściej automatyzuje się te operacje poprzez napisanie i uruchomienie reguł dla zasobu, co przedstawiłam na filmach szkoleniowych w sekcji poniżej.